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東京事務OLのライフログ

これは便利!楽!っていう商品やサービス、ライフハック的な情報を周りの人に熱弁するのが大好き。そんなアラサーOLの日々気になったことのメモ。

3つのステップで、人に気分よく仕事を受けてもらう方法


なぜ気分よく仕事を引き受けてもらうことが大事なのか。
それは、自分の仕事をラクに進めていくため。

1回きりで終わる仕事相手ならそこまで気にしなくてもいいのかもしれないけど、
仕事は無限に続いていくので、仕事の依頼も特定の人(担当者)に継続してお願いすることが多い。
そういう相手に、急なお願いや、手間のかかるお願いをするときに、特に重要になってくる。

必要最低限の業務や任務は果たした後の、プラスアルファの部分で、
多少、自分の仕事の範囲外かも?とか、無理かもしれないと思っても、
「この人のお願いだったら、ちょっとやってみてもいいかな」と思わせるか、
「私の仕事ではない」「無理だから無理」と思われるか。
自分の仕事をラクに回していくためには、ここの差がかなり大事だと思っている。

たとえ、上司から部下へのお願いだろうが、同僚どうしのお願いだろうが、基本は同じだと思う。
「上からの指示に従うのは当たり前!」とか、
「お互い協力しあうのが当たり前でしょ!」
「人によって態度や受ける仕事を変えるのは、社会人としてダメだろ」
と思うかもしれないが、正直そこはどうでもいい。
大事なのは、自分の正当性を主張したり、相手が仕事を引き受けて当然だと説得することではなく、
どうすればスムーズに自分の求める結果を出してもらえるのかを考えることだと思う。


この点が分かってない人がかなり多い。
これまで数社で働いた中で、一番下っ端社員だったこともあれば、
部下が60~70人いたこともあって、いろんな立場の人たちを見てきたけど、
役職や社歴に関係なく、そこがうまくいかずに自分で自分の首をしめてしまっている例をよく目にした。

では、どうすれば気持ちよく引き受けてもらえるのかについて、
私なりに試行錯誤してみた結果、一番大事だと思うものを、3つのステップに分けて説明したいと思う。

1.日常の業務に対してのお礼
 たとえルーティーンの業務でも、 終わりましたの連絡が来た時や、
 オフィスですれ違った時など、タイミングを見つけて、
 ありがとうございます!や、早急な対応助かりました!など
 相手が業務を滞りなく進めてくれたことへの感謝を伝える。
 ※見え透いたお世辞ではなく事実を伝える。

2.イレギュラーな仕事をお願いする時の態度に気をつける
 今までにやったことがない業務だったり、いつもより手間のかかる業務の場合には、
 お願いされる方の気持ちも重くなりがちだと思う。
 そういう時には、「申し訳ないのですが」や「手間をかけてすみません」など
 相手にも相手の都合があって、忙しいのもわかっているのですが…
 というような気持ちを態度で相手に伝わるように表現する。
 もちろん、業務が完了した時には、いつも以上に「助かった!」という気持ちをきちんと伝える。

3.何かあればいつでもお手伝いする旨を伝える
 何か必要な情報や作業があれば、いつでも声をかけてくださいと伝えておく。
 相手にとっては、めんどくさい仕事を振られた上に、詳細な情報や確認が必要な時に
 お願いした本人が嫌々だったり、ちょっと後にして!というような態度だったら、
 二度と一緒に仕事をしたくないと思ってしまうだろう。
 だから、あくまでも自分ができない部分をお願いしているので、
 できるところはやります!というスタンスで。


というように、3つのステップで説明してみたけど、
正直あたりまえじゃん!と思うようなことばかりだと思う。
でもできていない人が多いというのが現実。
私も、まだまだだと思うことも多いから、自戒の念も込めて。